PRESENTASI BISNIS

I.                    PERSIAPAN DASAR PRESENTASI BISNIS

Sebelum kita melakukan presentasi bisnis, pada hakikatnya kita memerlukan persiapan kematangan agar tidak ada kendala saat hendak melakukan presentasi. Diawali dengan pesan tertulis yang akan dikirimkan langsung kepada audiens. Kita dapat memulai persiapan tersebut dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok/ gagasan, dan memilih saluran beserta medianya.

I.I Menentukan Tujuan

Dalam dunia perbisnisan, kita dapat mengklasifikasikan atau mengelompokkan tujuan komunikasi menjadi 3 bagian, yaitu untuk memberikan informasi, untuk memengaruhi (persuasi) dan untuk memaksa atau memberikan instruksi.

Contoh dari ketiga tujuan tersebut yaitu : Kepala Departemen SDM yang memberikan briefing orientasi kepada karyawan baru, seorang supervisor yang sedang memberikan pengarahan kepada nawajannya atau seorang Kepala Departemen Pemasaran yang sedang memimpin rapat.

a.       Memberikan Informasi

Harapan dari memberikan informasi yakni mendapatkan timbal balik setelah informasi tersebut telah disampaikan kepada target seperti yang diharapkan oleh speaker. Dalam hal ini penekanan diletakkan pada pemilihan media yang tepat. Secara umum yang kita ketahui, media komunikasi dibedakan menjadi 3, yaitu lisan, tulisan dan elektronik.

Lisan                      : Oral, dalam arti kita berbicara di depan khalayak;

Tulisan                  : Surat Kabar, Majalah, Koran;

Elektronik            : Media televisi, radio, telepon.

Presentasi dengan latar belakang memberikan informasi atau menganalisis situasi terjadi jika pembicara dengan audiens berinteraksi pada tingkat sedang. Dengan mengajukan beberapa komentar, sanggahan, maupun pertanyaan. Lalu speaker menanggapi komentar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan.

b.      Memengaruhi (Persuasif)

Pada dasarnya proses memengaruhi ini melibatkan speaker dan audiens yang dengan sengaja berkomunikasi untuk saling memengaruhi, berlaku dalam sikap, pendapat, perilaku dan partisipasi yang dapat dipengaruhi. Disini interaksi antara speaker memiliki pengendalian terhadap materi presentasi yang relative kecil sebab tujuan memengaruhi orang memiliki interaksi speaker-audiens. Presentasi dimulai dari memberikan Fakta-fakta yang meningkatkan pemahaman audiens tentang hal yang dikomunikasikan, setelah itu dilanjut dengan penyampaian argumentasi tertentu. Di akhir presentasi speaker mengajak audiens untuk menyarankan solusi dan menyusun kesimpulan.

c.       Memberikan Instruksi

Instruksi ini hanya dilakukan bagi mereka yang berwenang.

Contoh : Seorang Kasie memberikan instruksi kepada karyawan operasional, Kepala Bagian memberikan instruksi kepada Kasie Direktur Utama memberikan instruksi kepada Manajer Bidang, dan Presiden memberikan instruksi kepada Menteri.

Komunikasi instruktif ini mengakibatkan terjadinya interaksi pada interaksi speaker-audiens tingkat sedang sampai tingkat rendah. Biasanya setalah pemberian instruksi selesai, audiens memberikan tanggapan atau pertanyaan. Dan jika tidak ada pertanyan justru audiens kurang antusias dengan instruksi yang diberikan.

II.                  ALAT BANTU DALAM PRESENTASI

II.I VISUAL AID

a.        PENGGUNAAN VISUAL AID

Jika presentasi dalam bentuk formal, speaker biasanya menggunakan visual aid. Berikut manfaat pengunaannya :

1.       Dapat menyederhanakan materi yang rumit sehingga mudah dipahami oleh audiens;

2.       Dapat membantu, baik speaker maupun audiens, utnuk mengingat informasi penting dari presentasi itu. Sebab informasi yang disampaikan lebih dari satu;

3.       Menambah atau menciptakan daya tarik presentasi.

b.      MENYUSUN VISUAL AID

Speaker dapat menggunakan 2 jenis visual aid, yaitu :

1.       Visual aid bentuk tulisan (text visual aid)

Fungsi dari visual aid tulisan ini yakni menunjukkan kesimpulan presentasi atau menunjukkan garis presentasi.

2.       Visual aid bentuk grafik (graphic visual aid)

Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta.

c.       MEMILIH MEDIA VISUAL AID

Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid yang tersedia dari paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu computer. Berikut penjelasannya,

a.       Handout

Media yang satu ini paling mudah digunakan baik dari segi penggunaannya sehingga banyak digunakan. Tujuannya adalah sebagai pegangan kepada audiens mengenai materi yang terkait. Handout ini berisi ringkasan, kesimpulan dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens.

b.      Papan tulis & Whiteboard

Media ini yang paling sederhana dan praktis. Namun media ini tidak efektif untuk audiens yang banyak. Kelebihannya adalah dapat menampung kata-kata maupun gagasan yang muncul seketika dalam proses presentasi dan dapat dihapus apabila tidak dibutuhkan lagi.

III.                MENGANALISA AUDIENS

Analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan berkaitan dengan latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dll. Dari latar belakang kita dapat mengetahui keinginan audiens, hal ini berfungsi untuk pendekatan da nisi presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis ukuran/jumlah (size), komposisis, dan reaksi (Bovee & Thill, 1995: 593).

                Presentasi jumlah (size) audiens hanya terdiri dari beberapa orang saja, puluhan, bahkan ratusan orang. Disini terjadinya diskusi, Tanya jawab, dan pengambilan kesimpulan secara bersama-sama. Namun pendekatan ini menyulitkan, hal yang paling mungkin dilakukan yaitu pendekatan satu arah : pembicara berbicara/ bercerita kepada audiens. Hal terakhir dalam menganalisa audiens adalah bagaimana reaksi audiens terhadap materi yang dipersentasikan. Secara umum, reaksi audiens bisa digolongkan menjadi 3, yaitu menolak, menerima, dan tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi ketiga kemungkinan reaksi audiens tersebut. Setelah pembicara menyadari bahwa reaksi audiens tidak seperti yang dibayangkan sebelumnya, pembicara harus menyesuaikan pendekatan yang digunakan dalam presentasi. Dengan demikian, pembicara tidak akan kehilangan pengendalian dalm presentasi itu.

MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MENTAL

_

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset