PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

I. Penentuan proses komposisi

Berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari bukan? Secara tidak langsung kita menyadari akan hal itu baik lisan maupun tulisan. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan dengan yang lainnya dan lebih baik dari sebelumnya. Pesan bisnis selalu memiliki tujuan yang jelas, agar pesan bisnis efektif maka diperlukan pemahaman terhadap proses komposisi penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Demikian proses kompisisi pesan bisnis, terdiri dari 3 :

a.      Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Berikut rincian tahap perencanaannya :

-          Penentuan tujuan;

-          Analisis audiens;

-          Penentuan ide pokok;

-          Pemilihan saluran dan media.

b.      Penyusunan Pesan

Pada tahap ini selanjutnya gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyususan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraph, serta meilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung gagasan. Tahap tersebut meliputi :

-          Mengorganisasikan pesan;

-          Memformulasikan pesan.

c.       Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun haruslah dikaji ulang untuk memastikan apakah gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan padatahap revisi pesan adalah :

-          Menyunting pesan

-          Menulis ulang

-          Memproduksi pesan

-          Mencetak pesan

II.                  Penentuan Tujuan

Untuk menciptakan goodwill, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan umumnya yaitu,

-          Memberikan informasi

-          Membujuk atau persuasi

-          Melakukan kerja sama atau kolaborasi

Dari masing-masing tujuan diatas akan menentukan tingkatan partipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.

III.                Analisis Audience

Analisis Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beeda atas pesan yang mereka terima.

a.      Mengembangkan Profil Audiens

Analisis audiens tidaklah melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Contoh : Atasan, rekan kerja, pelanggan lama dan pemasok lama.

Apabila audiens belum dikenal, maka petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan analisis (Bovee & Thill, 2003: 103)

b.      Mengenali Penerima Primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang yang terpenting yang mana berpengaruh untuk pengambil keputusan. Namun adakalanya orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

c.       Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis.

d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relative sama terhadap suatu pesan.

e.      Memperkirakan Reaksi Penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik, perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai.

f.        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.

Berikut 5 pedoman agar pesan bisnis dapat memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

-          Temukan apa yang ingin diketahui audiens;

-          Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan;

-          Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens;

-          Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat;

-          Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

g.      Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama sering kali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkkan oleh penyajian informasi yang tidak diperlukan, terlalu panjang serta tidak menarik.

IV.               Penentuan ide pokok

Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain (supporting idea). Ide pokok erupakan pernyataan tentang suatu topic yang menjelaskan isi dan tujuan topic tersebut sehingga dapat diterima dengan menjelaskan isi dan tujuan tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada 3 teknik untuk menentukan ide pokok :

a.      Brainstorming, yakni ide poko yang membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinana ide pokok secara leluasa.

b.      Petunjuk atasan, yang mana menganut system senioritas.

c.       Kebiasaan, yang mana suatu kejadian yang berulang-ulang terjadi biasanya dikembangkan oleh ide pokok tertentu yang relative sama.

V.                 Seleksi saluran dan media

Saluran komukasi terdiri atas saluran komukasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Berikut penjelasannya,

V.I. Saluran komunikasi lisan

Saluran komunikasi lisan merupakan media yang paling banyak digunakan oleh pebisnis, mulai dari percakapan anatar dua orang, wawancara, telepon, pidato, seminar. Sebab saluran komunikasi ini praktis, ekonomis, nyaman, spontan dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan feedback. Kelemahannya ada pada spontanitasnya, sehingga pesan sering tidak dapat direncanakan dan diorganisasikan dengan baik dan memicu terjadinya distorsi.

V.II. Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis beragam, mulai dari memo, proposal dan laporan. Pesan tertulis dapat ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik . saluran komunikasi tertulis dapat dipergunakan apabila tidak diperlukan feedback, pesan terperinci, memerlukan catatan permanen, penerima dalam jumlah banyak, ingin meminimalkan peuang distorsi. Kelebihan dari komunikasi tertulis ini adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset