LAPORAN BISNIS

I.                    Pengertian Laporan Bisnis

·         Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Bovee & Thill, 2002: 476)

·         Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atu pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997: 88)

Sementara itu,

·         Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya ”Effective  Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi perencanaan penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.

Kesimpulan dari definisi tersebut yaitu :

-          Netral;

-          Tidak memihak;

-          Objektif;

-          Menyajikan data;

-          Disusun secara sistematis;

-          Menyangkut informasi internal dan eksternal;

-          Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi;

-          Memiliki tujuan yang jelas.

II.                  Jenis-jenis laporan bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Berikut penjelasannya:

a.      Berdasarkan fungsinya

-          Laporan Informasi (Information Report)

Sebagaimana fungsinya yaitu memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan atau memberi rekomendasi. Nama lain Information Report yaitu laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interin reports) dan laporan triwulan (quarterly reports).

-          Laporan Analitikal (Analytical Report)

Disini fakta-fakta disajikan, dianalisis dan ditafsirkan kemudian diambil kesimpulannya dan diberikan rekomendasi. Analytical Report ini dapat disebut laoran rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

b.      Berdasarkan subjeknya

Suatu laporan dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Contoh : laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik dan laporan-laporan teknik.

c.       Berdasarkan Formalitas

-          Laporan Formal (long reports)

Pada laman ini terdapat lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan ini terdapat 3 bagian penting, diantaranya yaitu :

1.      Body teks         : Pendahuluan, isi dan penutup.

2.      Prefatory parts            : sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pemgiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi dan daftar table.

3.      Supplement parts : lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

d.      Berdasarkan Keasliannya

-          Laporan otoritas yaitu suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite

-          Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

-          Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta

-          Laporan publik yaitu suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh Negara.

e.      Berdasarkan Frekuensinya

-          Laporan Berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau tahunan.

-          Laporan Khusus (special reports)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f.        Berdasarkan Penampilannya

-          Laporan Memorandum yaitu laporan yang menggunakan format memo, yakni mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

-          Laporan surat

Laporan surat yaitu laporang yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang ada didalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.

-          Laporan dalam bentuk cetakan

-          Laporan ini berisikan judul yang sudah tercetak, instruksi dan baris-baris kosong.

g.      Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

-          Laporan pendahuluan;

-          Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai;

-          Laporan perkembangan;

-          Laporan akhir.

h.      Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

-          Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan, dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan;

-          Resolusi adalah laporan yang singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil consensus suatu pertemuan;

-          Notulen adalah laporan resmi dakam suatu pertemuan yang telah berlangsung;

-          Laoran Pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan.

III.                Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

I.                    Bagian Pendahuluan

  Pada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

a.      Pemberi kuasa adalah orang memberi laporan

b.      Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan

c.       Masalah yang biasanya didefinisikan dibagian awal bab pendahuluan,

d.      Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan,

e.      Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan,

f.        Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi,

g.      Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dsb.

h.      Latar belakang dan situasi yang sedang diteliti kadang kala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyuruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan,

i.        Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran,

j.        Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia.

k.       Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam suatu laporan.

II.                  Tubuh dan Isi (Body and Text)

Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh da nisi atau teks. Disini semua dikembangkan dan diuraikan.

III.                Penutup

Disini berfungsi merangkum laporan secara menyeuruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

IV.               Pengorganisasian Laporan Bisnis

Bentuk penyusunan laporan bisnis memiliki daya tarik tertentu yang akan memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal.

a.      Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Menyusun tubuh laporan dan proposal dapat menggunakan pendekatan induktif dan deduktif.

a.      Pendekatan Deduktif

Kata deduktif atau langsung menggambar laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok  atau rekomendasi terlebih dahulu. Karakteristik deduktif yaitu :

-          Eksekutif yang baik;

-          Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera;

-          Ingin mengetahui  good news atau informasi netral;

-          Ingin menganalisis data dengan lebih baik;

-          Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera;

-          Lebih menyukai laporan disusun secara deduktif;

b.      Pendekatan Induktif

Pendekatan Induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Karakteristik induktif yaitu :

-          Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami simpulan;

-          Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan;

-          Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya;

-          Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya;

-          Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif.

b.      Cara menyusun teks laporan

a.      Membuat topic-topik atau kriteria

b.      Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian

c.       Menjelaskan suatu proses atau prosedur

d.      Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alphabet

e.      Menyusun urutan tingkat familiaritas

f.        Menyusun sumber-sumber yang digunakan

g.      Pemecahan masalah

c.       Metode Outline

Setelah menyusun body dan teks laporan, judul dan sub judul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan. Outline disini akan membantu melihat hubungan antara topic, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan logis, dan menghilangkan tumpang tindih.

V.                 Laporan Singkat

Secara umum, laporan singkat dalam dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, rangkuman atau abstrak. Oleh karena itu hanya terdiri dari satu atau dua halaman, laporan singkat lebih  menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan dan penutup. Suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal, antara lain :

-          Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua;

-          Penggunaan grafik untuk lebih menekankan penulisan;

-          Penggunaan judul atau sub-subjudul menekankan penulisan;

-          Penggunaan judul atau sub-subjudul dalam tubuh laporan;

-          Penggunaan format memo atau surat.

VI.               Membuat laporan yang baik

Yang perlu diperhatikan pada saat membuat laporan yaitu manakala kita harus memprioritaskan informasi yang akurat, didalam keakuratan informasi tersebut haruslah ada bukti yang valid serta menghindari bias pribadi. Kemudian, mengisyaratkan pertimbangan yang cukup baik sebab laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan internal, disini juga diperlukan adanya ide pokok, fakta-fakta tersebut diuraikan, menguraikan bahasa yang mudah dimengerti. Selanjutnya format dan organisasi laporan sesuai kebutuhan pembaca, format ini memiliki pilihan surat, memo, manuscript.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset