Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Dalam
Bisnis, komunikasi sangat penting. Tidak akan berhasil suatu bisnis apabila di
dalamnya tidak terdapat komunikasi. Komunikasi bisnis dapat dilakukan baik di
dalam maupun di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi perlu dibina
dengan baik kepada para karyawan, agar mereka lebih yakin dengan produk yang di
hasilkan perusahaan. Sedangkan komunikasi eksternal pada perusahaan dalam
hubungan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya terhadap
konsumenatau pelanggan.
1. Komunikasi
dengan Langganan
Komunikasi
dengan langganan atau konsumen perlu dibina komunikasi terus menerus supaya
konsumen tidak lupa dengan produk perusahaan. Bila konsumen sudah berhasil
tertarik satu kali membeli produk tertentu ini belum di katakan sukses.
Dikatakan sukses apabila konsumen tersebut menjadi langganan tetap dan
terbentuk pada dirinyasuatu sikap “PATRONAGE BUYING MOTIVE”, artinya suatu
sikap dimana seseorangselalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja atau dia
hanya ingin memakai barang X saja, tidak mau di ganti dengan barang lain.
Patronage
buying motive terjadi karena adanya komunikasi yang baik antara pemilik,
pelayan toko dengan konsumennya seperti servis memuaskan, barang yang di jual
lengkap, tersedia macam-macam fasilitas seperti tempat parkir, barang yang
diantarkan, jika perlu bisa kridit dan sebagainya.
2. Komunikasi
dengan Lembaga Pemerintah
Di sini
orang yang bergerak di bidang bisnis harus memahami peraturan peraturan yang di
keluarkan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi.
3. Komunikasi
dengan Masyarakat
Perusahaan
hidup di tengah-tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri dan
diantara keduanya terjalin kerjasama dan saling berkomunikasi.
Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi informasi (Informing)
persuasi (persuading) dan melakukan kolaborasi, (collaborating) dengan audiens
(pelanggan).
a. Memberi
Informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin
mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass
media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media
mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk
itu harus memilih media mana yang akan dipilih.
Dan itu tergantung pada kebijakan
perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang
lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran
pada produknya.
b. Memberi
Persuasi
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan
terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau
negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara
bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
c.
Melakukan Kolaborasi
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama
bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat
sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang
dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile,
telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi
tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerja sama bisnis.
Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya
Dalam
setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang
ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu
usaha untuk mengadakan hubungan sosial (social
contact).
Dalam suatu
pertemuan seorang pemimpin mengarahkan dengan cara dan gaya yang enak, sehingga
selesai pengarahan mendapatkan tepukan tangan yang meriah dari peserta yang
hadir. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena
berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya.
Pengarahan dan teguran tersebut disamakan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Anatara uman
balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pihak pengirim menyampaikan pesan kepada pihak
penerima, si satu pihak dan di pihak lain penerima menyampaikan pula umpan
balik kepada pihak pengirim.
Pesan (messages) itu dapat berbentuk
bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis
dan sebagainya. Pesan dapat juga berbentuk tertulis, lisan, gambar-gambar dan
bahkan demonstrasi atau peragaan.
Umpan balik
(feedback) pun dapat berbentuk
bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang
timbul, pertanyaan, reaksi dan sebagainya. Dan bentuk-bentuk umpan balik dapat
dibedakan menjadi :
1. External
feedback
Umpan balik
yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.
2. Internal
feedback
Umpan balik
yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan
itu sendiri atau dari komunikator itu sendiri.
3. Direct
feedback dan immediate feedback
Umpan balik
langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota
badan.
4. Indirect
feedback atau delaiged feedback
Dalam
bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dan lain-lain. Hal ini
umpan balik membutuhkan waktu.
5. Inferential
feedback
Umpan balik
yang diterima dalam komunikasi massa disimpulkan sendiri oleh komunikator
meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan denganpesan yang
disampaikan.
6. Zero
feedback
Hal ini
berarti komunikasi yang di sampaikan komunikator kepada komunikan meskipun
komunikan menyampaikan uman balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.
7. Neutral
feedback
Umpan balik
yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator
tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.
8. Positive
feedback
Komunikasi
yang disampaikan oleh komunikator pada komunikan mendapat tanggapan positif.
9. Negative
feedback
Komunikasi
yang disampaikan oleh komunikator mendapat tantangan dari komunikan.
Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Didalam suatu pidato, ada kecenderungan
beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini
disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan
penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara
lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan
penafsiran pesan.
1. Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial dalam
mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah
dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya
keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau
penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan
ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses
komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan
membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.
2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena
munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah
dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya
sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca.
Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat
memblok atau mengganggu suatu pesan.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana
halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya
suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain
adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman,
lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi
penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas,
tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang
terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan
dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima
pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan,
tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat
terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara
tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan
sekolah karawitan atau sekolah musik.
4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang
selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada
mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan.
Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional,
dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima
pesan. Sebagai contoh sederhana apabila
Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda
latar belakang budayanya.
Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Konflik
dapat berupa perselisihan (disagreement), adanya ketegangan (the presence of
tension), atau munculnya kesulitan-kesulitan lain di antara dua pihak atau
lebih. Konflik sering menimbulkan sikap oposisi antara kedua belah pihak,
sampai kepada tahap di mana pihak-pihak yang terlibat memandang satu sama lain
sebagai penghalang dan pengganggu tercapainya kebutuhan dan tujuan
masingmasing.
Subtantive
conflicts merupakan perselisihan yang berkaitan dengan tujuan kelompok, pengalokasian
sumber daya dalam suatu organisasi, distribusi kebijaksanaan dan prosedur, dan
pembagian jabatan pekerjaan.
Emotional
conflicts terjadi akibat adanya perasaan marah, tidak percaya, tidak simpatik,
takut dan penolakan, serta adanya pertentangan antar pribadi (personality
clashes).
Konflik
organisasi ( organizational conflict ) Adalah ketidak sesuaian antara dua atau
lebih anggota atau kelompok – kelompok organisasi, biasanya timbul karena
adanya kenyataan berbeda bagi mereka tentang pembagian sumberdaya yang
terbatas, status, tujuan, nilai atau persepsi dan kegiatan – kegiatan.
Konflik
biasanya timbul karena tiga masalah yaitu:
masalah
komunikasi .
hubungan
pribadi .
struktur
organisasi.
Suatu
konflik muncul dalam sebuah organisasi, penyebabnya selalu diidentifikasikan
sebagai komunikasi yang kurang baik. Disinilah manajer dituntut untuk memenuhi
sisi lain dari ketrampilan interpersonalnya, yaitu kemampuan untuk menangani
dan menyelesaikan konflik.
Cara atau Taktik Mengatasi Konflik
Mengatasi
dan menyelesaikan suatu konflik bukanlah suatu yang sederhana. Cepat-tidaknya
suatu konflik dapat diatasi tergantung pada kesediaan dan keterbukaan
pihak-pihak yang bersengketa untuk menyelesaikan konflik, berat ringannya bobot
atau tingkat konflik tersebut serta kemampuan campur tangan (intervensi) pihak
ketiga yang turut berusaha mengatasi konflik yang muncul.
Diatasi
oleh pihak-pihak yang bersengketa:
Rujuk:
Merupakan suatu usaha pendekatan dan hasrat untuk kerja-sama dan menjalani
hubungan yang lebih baik, demi kepentingan bersama.
Persuasi:
Usaha mengubah po-sisi pihak lain, dengan menunjukkan kerugian yang mungkin
timbul, dengan bukti faktual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita
menguntungkan dan konsisten dengan norma dan standar keadilan yang berlaku.
Tawar-menawar:
Suatu penyelesaian yang dapat diterima kedua pihak, dengan saling
mempertukarkan konsesi yang dapat diterima. Dalam cara ini dapat digunakan
komunikasi tidak langsung, tanpa mengemukakan janji secara eksplisit.
Pemecahan
masalah terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan memadukan kebutuhan kedua
pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung
secara terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan
alternatif pemecahan secara bersama de¬ngan keuntungan yang berimbang bagi
kedua pihak.
Penarikan
diri: Suatu penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik
diri dari hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak
perlu berinteraksi dan tidak efektif apabila tugas saling bergantung satu sama
lain.
Pemaksaan
dan penekanan: Cara ini memaksa dan menekan pihak lain agar menyerah; akan
lebih efektif bila salah satu pihak mempunyai wewenang formal atas pihak lain.
Apabila tidak terdapat perbedaan wewenang, dapat dipergunakan ancaman atau
bentuk-bentuk intimidasi lainnya. Cara ini sering kurang efektif karena salah
satu pihak hams mengalah dan menyerah secara terpaksa.
Intervensi
(campur tangan) pihak ketiga:
Apabila pihak
yang bersengketa tidak bersedia berunding atau usaha kedua pihak menemui jalan
buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan dalam penyelesaian konflik.
Arbitrase
(arbitration): Pihak ketiga mendengarkan keluhan kedua pihak dan berfungsi
sebagai “hakim” yang mencari pemecahan mengikat. Cara ini mungkin tidak menguntungkan
kedua pihak secara sama, tetapi dianggap lebih baik daripada terjadi muncul
perilaku saling agresi atau tindakan destruktif.
Penengahan
(mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk menengahi sengketa.
Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta, menjalin komunikasi yang terputus,
menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan
masalah secara terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan
ciri perilaku mediator.
Konsultasi:
Tujuannya untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak serta mengembangkan
kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak mempunyai
wewenang untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la menggunakan
berbagai teknik untuk meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah laku
kedua pihak terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses
penyelesaian masalah yang menjadi pokok sengketa.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengatasi
Konflik:
1. Ciptakan
sistem dan pelaksanaan komunikasi yang efektif.
2. Cegahlah
konflik yang destruktif sebelum terjadi.
3. Tetapkan
peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan.
4. Atasan
mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.
5.
Ciptakanlah iklim dan suasana kerja yang harmonis.
6.
Bentuklah team work dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit kerja.
7. Semua
pihak hendaknya sadar bahwa semua unit/eselon merupakan mata rantai organisasi
yang saling mendukung, jangan ada yang merasa paling hebat.
8. Bina dan
kembangkan rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian antar
unit/departemen/ eselon.
Sumber
referensi :
E-learning Gunadarma
Tidak ada komentar:
Posting Komentar