KOMUNIKASI DALAM TULISAN

I.        Penulisan kabar atau berita

        -

II.      Penulisan pesan-pesan persuasive

Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi lain. Dengan demikian , pesan persuasive adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, atau perilaku individu maupun organisasi (Vik & Gilsdorf dalam Haryani, 2001: 141)

Pesan persuasive biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung (induktif) yakni AIDA :

ü  Attention (perhatian)

ü  Interest (Minat)

ü  Desire (Keinginan)

ü  Action (Tindakan)

Jenis pesan persuasive dibedakan berdasarkan tujuannya. Berikut jenis-jenisnya :

        i.            Pesan persuasive untuk tindakan

Tujuan untuk melakukan sesuatu dibedakan menjadi dua, yaitu untuk internal perusahaan dan eksternal perusahaan.

      ii.            Pesan persuasive untuk klaim dan penyesuaian

Adanya pesan persuasive klaim ini untuk mengajukan keluhan dan penyesuaian tindakan pada dasarnya terletak pada aduan atau keluhan, tetapi mengharuskan adanya penerima yang bersedia melakukan tindakan tertentu.

    iii.            Pesan persuasive dalam penjualan

Tujuannya tidak lain yaitu untuk mmejaring konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia berkunjung, dan membangkitkan minat untuk menggunakan produk yang ditawarkan.

III.    Korespondensi ( surat menyurat )

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan infomasi kepada pihak lain.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

I. Penentuan proses komposisi

Berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari bukan? Secara tidak langsung kita menyadari akan hal itu baik lisan maupun tulisan. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan dengan yang lainnya dan lebih baik dari sebelumnya. Pesan bisnis selalu memiliki tujuan yang jelas, agar pesan bisnis efektif maka diperlukan pemahaman terhadap proses komposisi penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Demikian proses kompisisi pesan bisnis, terdiri dari 3 :

a.      Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Berikut rincian tahap perencanaannya :

-          Penentuan tujuan;

-          Analisis audiens;

-          Penentuan ide pokok;

-          Pemilihan saluran dan media.

b.      Penyusunan Pesan

Pada tahap ini selanjutnya gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyususan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraph, serta meilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung gagasan. Tahap tersebut meliputi :

-          Mengorganisasikan pesan;

-          Memformulasikan pesan.

c.       Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun haruslah dikaji ulang untuk memastikan apakah gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan padatahap revisi pesan adalah :

-          Menyunting pesan

-          Menulis ulang

-          Memproduksi pesan

-          Mencetak pesan

II.                  Penentuan Tujuan

Untuk menciptakan goodwill, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan umumnya yaitu,

-          Memberikan informasi

-          Membujuk atau persuasi

-          Melakukan kerja sama atau kolaborasi

Dari masing-masing tujuan diatas akan menentukan tingkatan partipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.

III.                Analisis Audience

Analisis Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beeda atas pesan yang mereka terima.

a.      Mengembangkan Profil Audiens

Analisis audiens tidaklah melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Contoh : Atasan, rekan kerja, pelanggan lama dan pemasok lama.

Apabila audiens belum dikenal, maka petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan analisis (Bovee & Thill, 2003: 103)

b.      Mengenali Penerima Primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang yang terpenting yang mana berpengaruh untuk pengambil keputusan. Namun adakalanya orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

c.       Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis.

d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relative sama terhadap suatu pesan.

e.      Memperkirakan Reaksi Penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik, perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai.

f.        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.

Berikut 5 pedoman agar pesan bisnis dapat memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

-          Temukan apa yang ingin diketahui audiens;

-          Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan;

-          Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens;

-          Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat;

-          Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

g.      Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama sering kali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkkan oleh penyajian informasi yang tidak diperlukan, terlalu panjang serta tidak menarik.

IV.               Penentuan ide pokok

Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain (supporting idea). Ide pokok erupakan pernyataan tentang suatu topic yang menjelaskan isi dan tujuan topic tersebut sehingga dapat diterima dengan menjelaskan isi dan tujuan tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada 3 teknik untuk menentukan ide pokok :

a.      Brainstorming, yakni ide poko yang membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinana ide pokok secara leluasa.

b.      Petunjuk atasan, yang mana menganut system senioritas.

c.       Kebiasaan, yang mana suatu kejadian yang berulang-ulang terjadi biasanya dikembangkan oleh ide pokok tertentu yang relative sama.

V.                 Seleksi saluran dan media

Saluran komukasi terdiri atas saluran komukasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Berikut penjelasannya,

V.I. Saluran komunikasi lisan

Saluran komunikasi lisan merupakan media yang paling banyak digunakan oleh pebisnis, mulai dari percakapan anatar dua orang, wawancara, telepon, pidato, seminar. Sebab saluran komunikasi ini praktis, ekonomis, nyaman, spontan dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan feedback. Kelemahannya ada pada spontanitasnya, sehingga pesan sering tidak dapat direncanakan dan diorganisasikan dengan baik dan memicu terjadinya distorsi.

V.II. Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis beragam, mulai dari memo, proposal dan laporan. Pesan tertulis dapat ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik . saluran komunikasi tertulis dapat dipergunakan apabila tidak diperlukan feedback, pesan terperinci, memerlukan catatan permanen, penerima dalam jumlah banyak, ingin meminimalkan peuang distorsi. Kelebihan dari komunikasi tertulis ini adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

LAPORAN BISNIS

I.                    Pengertian Laporan Bisnis

·         Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Bovee & Thill, 2002: 476)

·         Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atu pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997: 88)

Sementara itu,

·         Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya ”Effective  Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi perencanaan penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.

Kesimpulan dari definisi tersebut yaitu :

-          Netral;

-          Tidak memihak;

-          Objektif;

-          Menyajikan data;

-          Disusun secara sistematis;

-          Menyangkut informasi internal dan eksternal;

-          Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi;

-          Memiliki tujuan yang jelas.

II.                  Jenis-jenis laporan bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Berikut penjelasannya:

a.      Berdasarkan fungsinya

-          Laporan Informasi (Information Report)

Sebagaimana fungsinya yaitu memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan atau memberi rekomendasi. Nama lain Information Report yaitu laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interin reports) dan laporan triwulan (quarterly reports).

-          Laporan Analitikal (Analytical Report)

Disini fakta-fakta disajikan, dianalisis dan ditafsirkan kemudian diambil kesimpulannya dan diberikan rekomendasi. Analytical Report ini dapat disebut laoran rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

b.      Berdasarkan subjeknya

Suatu laporan dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Contoh : laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik dan laporan-laporan teknik.

c.       Berdasarkan Formalitas

-          Laporan Formal (long reports)

Pada laman ini terdapat lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan ini terdapat 3 bagian penting, diantaranya yaitu :

1.      Body teks         : Pendahuluan, isi dan penutup.

2.      Prefatory parts            : sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pemgiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi dan daftar table.

3.      Supplement parts : lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

d.      Berdasarkan Keasliannya

-          Laporan otoritas yaitu suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite

-          Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

-          Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta

-          Laporan publik yaitu suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh Negara.

e.      Berdasarkan Frekuensinya

-          Laporan Berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau tahunan.

-          Laporan Khusus (special reports)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f.        Berdasarkan Penampilannya

-          Laporan Memorandum yaitu laporan yang menggunakan format memo, yakni mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

-          Laporan surat

Laporan surat yaitu laporang yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang ada didalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.

-          Laporan dalam bentuk cetakan

-          Laporan ini berisikan judul yang sudah tercetak, instruksi dan baris-baris kosong.

g.      Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

-          Laporan pendahuluan;

-          Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai;

-          Laporan perkembangan;

-          Laporan akhir.

h.      Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

-          Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan, dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan;

-          Resolusi adalah laporan yang singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil consensus suatu pertemuan;

-          Notulen adalah laporan resmi dakam suatu pertemuan yang telah berlangsung;

-          Laoran Pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan.

III.                Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

I.                    Bagian Pendahuluan

  Pada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

a.      Pemberi kuasa adalah orang memberi laporan

b.      Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan

c.       Masalah yang biasanya didefinisikan dibagian awal bab pendahuluan,

d.      Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan,

e.      Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan,

f.        Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi,

g.      Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dsb.

h.      Latar belakang dan situasi yang sedang diteliti kadang kala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyuruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan,

i.        Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran,

j.        Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia.

k.       Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam suatu laporan.

II.                  Tubuh dan Isi (Body and Text)

Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh da nisi atau teks. Disini semua dikembangkan dan diuraikan.

III.                Penutup

Disini berfungsi merangkum laporan secara menyeuruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

IV.               Pengorganisasian Laporan Bisnis

Bentuk penyusunan laporan bisnis memiliki daya tarik tertentu yang akan memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal.

a.      Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Menyusun tubuh laporan dan proposal dapat menggunakan pendekatan induktif dan deduktif.

a.      Pendekatan Deduktif

Kata deduktif atau langsung menggambar laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok  atau rekomendasi terlebih dahulu. Karakteristik deduktif yaitu :

-          Eksekutif yang baik;

-          Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera;

-          Ingin mengetahui  good news atau informasi netral;

-          Ingin menganalisis data dengan lebih baik;

-          Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera;

-          Lebih menyukai laporan disusun secara deduktif;

b.      Pendekatan Induktif

Pendekatan Induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Karakteristik induktif yaitu :

-          Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami simpulan;

-          Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan;

-          Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya;

-          Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya;

-          Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif.

b.      Cara menyusun teks laporan

a.      Membuat topic-topik atau kriteria

b.      Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian

c.       Menjelaskan suatu proses atau prosedur

d.      Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alphabet

e.      Menyusun urutan tingkat familiaritas

f.        Menyusun sumber-sumber yang digunakan

g.      Pemecahan masalah

c.       Metode Outline

Setelah menyusun body dan teks laporan, judul dan sub judul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan. Outline disini akan membantu melihat hubungan antara topic, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan logis, dan menghilangkan tumpang tindih.

V.                 Laporan Singkat

Secara umum, laporan singkat dalam dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, rangkuman atau abstrak. Oleh karena itu hanya terdiri dari satu atau dua halaman, laporan singkat lebih  menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan dan penutup. Suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal, antara lain :

-          Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua;

-          Penggunaan grafik untuk lebih menekankan penulisan;

-          Penggunaan judul atau sub-subjudul menekankan penulisan;

-          Penggunaan judul atau sub-subjudul dalam tubuh laporan;

-          Penggunaan format memo atau surat.

VI.               Membuat laporan yang baik

Yang perlu diperhatikan pada saat membuat laporan yaitu manakala kita harus memprioritaskan informasi yang akurat, didalam keakuratan informasi tersebut haruslah ada bukti yang valid serta menghindari bias pribadi. Kemudian, mengisyaratkan pertimbangan yang cukup baik sebab laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan internal, disini juga diperlukan adanya ide pokok, fakta-fakta tersebut diuraikan, menguraikan bahasa yang mudah dimengerti. Selanjutnya format dan organisasi laporan sesuai kebutuhan pembaca, format ini memiliki pilihan surat, memo, manuscript.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset