TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

I.                    Keuntungan menguasai teknologi informasi

Semakin majunya teknologi informasi, banyak sekali keuntungannya. Berikut keuntungan menguasai teknologi infomasi :

-          Perkembangan teknologi informasi telah membawa peranan yang sangat penting untuk aktivitas kehidupan manusia;

-          Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktivitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan dalam aktivitasnya;

-          Teknologi yang terkenal lebih cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia menggunakannya seiring aktivitasnya;

-          Kemauan teknologi komunikasi yang cepat dan mempermudah komunikasi antara suatu tempat ke tempat yang lain;

-          Informasi semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan;

-          Inovasi E-learning

-          Kemudahan promosi dan pemasaran suatu produk

-          E GOVERNMENT

II.                  Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam komunikasi bisnis

-          Dukungan dalam pembelajaran;

-          Kemudahan dalam berkomunikasi tanpa adanya batas ruang dan waktu;

-          Membantu pekerjaan agar lebih mudah;

-          Mengatasi produktivitas.

-          Layanan teknologi informasi sekrang digunakan oleh semua sector ekonomi, mulai dari pertambangan dan pertanian dan sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan;

-          Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan system yang cost effective, leluasa aman dan automated, terpadu dan terandalkan.

-          Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat actual, cepat dan dapat dipercaya.

-          Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi yang lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok dan dalam menghadapi persaingan.

III.                Pengaruh pemanfaatan Teknologi informasi dalam pengambilan  keputusan bisnis

Berikut beberapa pemanfaatan teknologi informasi dalam pengambilan keputusan :

-          Membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan;

-          Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan;

-          Beberapa kunci dalam mengambil keputusan;

-          Tentukan fakta persoalan yang sudah diketahui;

-          Identifikasi persoalan;

-          Gunakan logika;

-          Keberanian tindakan dan antusiasme merupakan sifat wajib;

-          Mengambil tindakan agresif dalam menentukan sesuai keputusan;

-          Berani ambil resiko.

Referensi : PPT Dosen Sendy Eka Nanda

PRESENTASI BISNIS

I.                    PERSIAPAN DASAR PRESENTASI BISNIS

Sebelum kita melakukan presentasi bisnis, pada hakikatnya kita memerlukan persiapan kematangan agar tidak ada kendala saat hendak melakukan presentasi. Diawali dengan pesan tertulis yang akan dikirimkan langsung kepada audiens. Kita dapat memulai persiapan tersebut dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok/ gagasan, dan memilih saluran beserta medianya.

I.I Menentukan Tujuan

Dalam dunia perbisnisan, kita dapat mengklasifikasikan atau mengelompokkan tujuan komunikasi menjadi 3 bagian, yaitu untuk memberikan informasi, untuk memengaruhi (persuasi) dan untuk memaksa atau memberikan instruksi.

Contoh dari ketiga tujuan tersebut yaitu : Kepala Departemen SDM yang memberikan briefing orientasi kepada karyawan baru, seorang supervisor yang sedang memberikan pengarahan kepada nawajannya atau seorang Kepala Departemen Pemasaran yang sedang memimpin rapat.

a.       Memberikan Informasi

Harapan dari memberikan informasi yakni mendapatkan timbal balik setelah informasi tersebut telah disampaikan kepada target seperti yang diharapkan oleh speaker. Dalam hal ini penekanan diletakkan pada pemilihan media yang tepat. Secara umum yang kita ketahui, media komunikasi dibedakan menjadi 3, yaitu lisan, tulisan dan elektronik.

Lisan                      : Oral, dalam arti kita berbicara di depan khalayak;

Tulisan                  : Surat Kabar, Majalah, Koran;

Elektronik            : Media televisi, radio, telepon.

Presentasi dengan latar belakang memberikan informasi atau menganalisis situasi terjadi jika pembicara dengan audiens berinteraksi pada tingkat sedang. Dengan mengajukan beberapa komentar, sanggahan, maupun pertanyaan. Lalu speaker menanggapi komentar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan.

b.      Memengaruhi (Persuasif)

Pada dasarnya proses memengaruhi ini melibatkan speaker dan audiens yang dengan sengaja berkomunikasi untuk saling memengaruhi, berlaku dalam sikap, pendapat, perilaku dan partisipasi yang dapat dipengaruhi. Disini interaksi antara speaker memiliki pengendalian terhadap materi presentasi yang relative kecil sebab tujuan memengaruhi orang memiliki interaksi speaker-audiens. Presentasi dimulai dari memberikan Fakta-fakta yang meningkatkan pemahaman audiens tentang hal yang dikomunikasikan, setelah itu dilanjut dengan penyampaian argumentasi tertentu. Di akhir presentasi speaker mengajak audiens untuk menyarankan solusi dan menyusun kesimpulan.

c.       Memberikan Instruksi

Instruksi ini hanya dilakukan bagi mereka yang berwenang.

Contoh : Seorang Kasie memberikan instruksi kepada karyawan operasional, Kepala Bagian memberikan instruksi kepada Kasie Direktur Utama memberikan instruksi kepada Manajer Bidang, dan Presiden memberikan instruksi kepada Menteri.

Komunikasi instruktif ini mengakibatkan terjadinya interaksi pada interaksi speaker-audiens tingkat sedang sampai tingkat rendah. Biasanya setalah pemberian instruksi selesai, audiens memberikan tanggapan atau pertanyaan. Dan jika tidak ada pertanyan justru audiens kurang antusias dengan instruksi yang diberikan.

II.                  ALAT BANTU DALAM PRESENTASI

II.I VISUAL AID

a.        PENGGUNAAN VISUAL AID

Jika presentasi dalam bentuk formal, speaker biasanya menggunakan visual aid. Berikut manfaat pengunaannya :

1.       Dapat menyederhanakan materi yang rumit sehingga mudah dipahami oleh audiens;

2.       Dapat membantu, baik speaker maupun audiens, utnuk mengingat informasi penting dari presentasi itu. Sebab informasi yang disampaikan lebih dari satu;

3.       Menambah atau menciptakan daya tarik presentasi.

b.      MENYUSUN VISUAL AID

Speaker dapat menggunakan 2 jenis visual aid, yaitu :

1.       Visual aid bentuk tulisan (text visual aid)

Fungsi dari visual aid tulisan ini yakni menunjukkan kesimpulan presentasi atau menunjukkan garis presentasi.

2.       Visual aid bentuk grafik (graphic visual aid)

Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta.

c.       MEMILIH MEDIA VISUAL AID

Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid yang tersedia dari paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu computer. Berikut penjelasannya,

a.       Handout

Media yang satu ini paling mudah digunakan baik dari segi penggunaannya sehingga banyak digunakan. Tujuannya adalah sebagai pegangan kepada audiens mengenai materi yang terkait. Handout ini berisi ringkasan, kesimpulan dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens.

b.      Papan tulis & Whiteboard

Media ini yang paling sederhana dan praktis. Namun media ini tidak efektif untuk audiens yang banyak. Kelebihannya adalah dapat menampung kata-kata maupun gagasan yang muncul seketika dalam proses presentasi dan dapat dihapus apabila tidak dibutuhkan lagi.

III.                MENGANALISA AUDIENS

Analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan berkaitan dengan latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dll. Dari latar belakang kita dapat mengetahui keinginan audiens, hal ini berfungsi untuk pendekatan da nisi presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis ukuran/jumlah (size), komposisis, dan reaksi (Bovee & Thill, 1995: 593).

                Presentasi jumlah (size) audiens hanya terdiri dari beberapa orang saja, puluhan, bahkan ratusan orang. Disini terjadinya diskusi, Tanya jawab, dan pengambilan kesimpulan secara bersama-sama. Namun pendekatan ini menyulitkan, hal yang paling mungkin dilakukan yaitu pendekatan satu arah : pembicara berbicara/ bercerita kepada audiens. Hal terakhir dalam menganalisa audiens adalah bagaimana reaksi audiens terhadap materi yang dipersentasikan. Secara umum, reaksi audiens bisa digolongkan menjadi 3, yaitu menolak, menerima, dan tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi ketiga kemungkinan reaksi audiens tersebut. Setelah pembicara menyadari bahwa reaksi audiens tidak seperti yang dibayangkan sebelumnya, pembicara harus menyesuaikan pendekatan yang digunakan dalam presentasi. Dengan demikian, pembicara tidak akan kehilangan pengendalian dalm presentasi itu.

MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MENTAL

_

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

I.                    Pengorganisasian melalui outline

_

II.                  Pemilihan kata yang tepat

_

III.                Membuat kalimat yang efektif

Dalam membuat kalimat yang efektif dibutuhkan adanya ketepatan, kebenaran, keringkasan dalam kata-katanya serta jelas. Jelas disini berarti mengacu pada makna yang dilanturkan jelas. Usahakan agar kita tidak menggunakan kata-kata yang bersifat mubazir yang mana memperpanjang waktu pembaca membaca pesan bisnis. Ketepatan dibutuhkan agar tidak ada keambiguan atau makna ganda dalam kalimat. Selanjutnya jikalau kalimat tersebut ditulis dalam bentuk tulisan maka hindarilah kesalahan dalam bentuk penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Tutur bahasa yang digunakan dalam kalimat juga diperlukan, karna tingkatan kalimat yang digunakan memengaruhi siapa si penulis.

Referensi : Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

Jenis jenis komunikasi

Komunikasi menurut penyampaiannya

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dengan secara terampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu di kenali bagaimana cara penyampaian informasi.

Menurut penyampaiannya informasi di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi lisan

Komunikasi yang terjadi secara langsung tanpa perantara dan antara kedua belah pihak saling bertatap muka, contohnya : dialog antara dua orang, wawancara, dsb.

Namun ada terkadang komunikasi lisan ini juga memiliki perantara diantara kedua belah pihak saat berlangsung, contohnya : komunikasi lewat pesawat telepon.

2.      Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilaksanakannya dalam bentuk surat, naskah, blangko-blangko, gambar atau poto, ataupun spanduk. Berita disampaikan sifatnya singkat, kompleks, dan kadang bersifat untuk diberitahukan pada orang banyak.

Dan sebaiknya komunikasi lebih dipertimbangkan kejelasan beritanya agar dapat dengan mudah untuk di mengerti.

Komunikasi menurut kelangsungannya

Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak sebagai berikut :

1.      Komunikasi langsung

Komunikasi yang prosesnya dilalui tanpa perantara orang ketiga maupun media komunikasi yang ada.

2.      Komunikasi tidak langsung

Komunikasi yang prosesnya melalui perantara orang ketiga maupun media komunikasi.

Komunikasi menurut perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia,sehingga dapat di pengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi formal

Merupakan komunikasi yang terjadi antara anggota organisasi yang memiliki tata cara yang telah diatur dalam struktur organisasinya.

2.      Komunikasi informal

Komunikasi yang bisa di sebut pula kabar burung, atau desas-desus. Karena komunikasi ini tidak di tentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapatkan pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi.

3.      Komunikasi nonformal

Merupakan komunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan tugas pekerjaan organisasi yang bersifat pribadi.

Dapat di ketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan. Dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dan komunikasi informal yang dapat menyelesaikan tugas resmi, serta dapat mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal.

Komunikasi menurut maksudnya

Melihat komunikasi yang baik itu sukses terlaksana apabila komunikator memiliki inisiatif untuk maksud terlaksananya komunikasi, maka menurut maksud dilakukannya komunikasi dapat di bedakan sebagai berikut :

1.      Berpidato

2.      Memberi ceramah

3.      Memberi prasaran

4.      Wawancara

5.      Memberi perintahatau tugas

Komunikasi menurut ruang lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan komunikasi ini. Menurut ruang lingkup komunikasi dapat di besakan menjadi :

1.      Komunikasi internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup yang terjadi antara anggota lingkungan perusahaan atau organisasi tersebut saja

Komunikasi internal ini dapat di bedakan menjadi 3 macam, yaitu :

a.      Komunikasi vertikal

Komunikasi yang terjadi antara atasan kepada bawahan.

b.      Komunikasi horizontal

Komunikasi yang terjadi antara orang-orang yang memiliki kedudukan sejajar atau misalkan satu divisi.

c.       Komunikasi diagonal

Komunikasi yang terjadi diantara orang-orang memiliki kedudukan yang tidak sejajar pada jalur vertikal.

2.      Komunikasi eksternal

Komunikasi yang terjadi antara organisasi perusahaan tersebut dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Dan contoh dari komunikasi ini dapat berbentuk :

a.      Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dsb.

b.      Konperensi pers.

c.       Siaran televisi, radio dsb.

d.      Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat dsb.

Komunikasi menurut aliran informasi

Informasi merupakan isi pokok komunikasi, sehingga dalam komunikasi menentukan macam komunikasi yang terjadi, dan komunikasi menurut aliran informasi dapat di bedakan menjadi:

1.      Komunikasi satu arah (simplex)

Komunikasi yang terjadi dari satu pihak saja dan umumnya terjadi dalam keadaan yang sangat mendesak, darurat dsb.

2.      Komunikasi dua arah

Komunikasi yang sifatnya timbal balik, sehingga dalam pelaksanaannya komunikator dapat mendapat feed back dari komunikasinya. Sehingga dapat memuaskan kedua belah pihak dan menghindari adanya kesalahpahaman.

3.      Komunikasi ke atas

Terjadinya komunikasi dari bawahan kepada atasan.

4.      Komunikasi ke bawah

Terjadinya komunikasi dari atasan kepada bawahan.

5.      Komunikasi ke samping

Terjadinya komunikasi diantara orang yang berada di divisi yang sama atau kedudukannya sejajar.

Komunikasi menurut jaringan kerja

Komunikasi menurut jaringan kerja dapat di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi jaringan kerja rantai

Terjadinya komunikasi menurut saluran hirachi organisasi dengan jaringan komando mengikuti pola komunikasi formal.

2.      Komunikasi jaringan kerja lingkaran

Terjadinya komunikasi menurut saluran yang berbentuk lingkaran, komunikasinya singkat dan merupakan komunikasi yang berbanding terbalik dari jaringan kerja rantai.

3.      Komunikasi jaringan kerja bintang

Terjadinya komunikasi melalui satu sentral sehingga saluran yang di lalui lebih pendek.

Komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi menurut peranan individu dapat di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi antar individu dengan individu yang lain

Komunikasi yang dimana komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu, baik terlaksana secara nonformal maupun informal.

2.      Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas

Terjadinya komunikasi karena kemampuan individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan suatu hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

3.      Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Dalam komunikasinya individu memiliki peranan sebagai perantara dua kelompok atau lebih, sehingga di tuntut untuk memiliki kemampuan untuk menyelaraskan kelompok-kelompok tersebut.

Komunikasi menurut cara penyampaiannya

Komunikasi menurut cara penyampaiannya dapat di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi lisan

Komunikasi yang terjadi secara langsung tanpa perantara dan antara kedua belah pihak saling bertatap muka, contohnya : dialog antara dua orang, wawancara, dsb.

Namun ada terkadang komunikasi lisan ini juga memiliki perantara diantara kedua belah pihak saat berlangsung, contohnya : komunikasi lewat pesawat telepon.

2.      Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilaksanakannya dalam bentuk surat, naskah, blangko-blangko, gambar atau poto, ataupun spanduk. Berita disampaikan sifatnya singkat, kompleks, dan kadang bersifat untuk diberitahukan pada orang banyak.

Dan sebaiknya komunikasi lebih dipertimbangkan kejelasan beritanya agar dapat dengan mudah untuk di mengerti.

Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi tersebut

Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi dapat di bedakan menjadi :

1.      Komunikasi perseorangan

Terjadinya komunikasi secara perorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang sifatnya pribadi juga.

2.      Komunikasi kelompok

Berlangsungnya komunikasi pada suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan orang banyak di dalam kelompok sehingga bisa dilihat kalau komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

Sumber referensi :

E-learning Gunadarma

Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Dalam Bisnis, komunikasi sangat penting. Tidak akan berhasil suatu bisnis apabila di dalamnya tidak terdapat komunikasi. Komunikasi bisnis dapat dilakukan baik di dalam maupun di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi perlu dibina dengan baik kepada para karyawan, agar mereka lebih yakin dengan produk yang di hasilkan perusahaan. Sedangkan komunikasi eksternal pada perusahaan dalam hubungan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya terhadap konsumenatau pelanggan.

1.      Komunikasi dengan Langganan

Komunikasi dengan langganan atau konsumen perlu dibina komunikasi terus menerus supaya konsumen tidak lupa dengan produk perusahaan. Bila konsumen sudah berhasil tertarik satu kali membeli produk tertentu ini belum di katakan sukses. Dikatakan sukses apabila konsumen tersebut menjadi langganan tetap dan terbentuk pada dirinyasuatu sikap “PATRONAGE BUYING MOTIVE”, artinya suatu sikap dimana seseorangselalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja atau dia hanya ingin memakai barang X saja, tidak mau di ganti dengan barang lain.

Patronage buying motive terjadi karena adanya komunikasi yang baik antara pemilik, pelayan toko dengan konsumennya seperti servis memuaskan, barang yang di jual lengkap, tersedia macam-macam fasilitas seperti tempat parkir, barang yang diantarkan, jika perlu bisa kridit dan sebagainya.

2.      Komunikasi dengan Lembaga Pemerintah

Di sini orang yang bergerak di bidang bisnis harus memahami peraturan peraturan yang di keluarkan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi.

3.      Komunikasi dengan Masyarakat

Perusahaan hidup di tengah-tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri dan diantara keduanya terjalin kerjasama dan saling berkomunikasi.

Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi informasi (Informing) persuasi (persuading) dan melakukan kolaborasi, (collaborating) dengan audiens (pelanggan).

a. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih.

       Dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran pada produknya.

b. Memberi Persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.

c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerja sama bisnis.

Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial (social contact).

Dalam suatu pertemuan seorang pemimpin mengarahkan dengan cara dan gaya yang enak, sehingga selesai pengarahan mendapatkan tepukan tangan yang meriah dari peserta yang hadir. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Anatara uman balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pihak pengirim menyampaikan pesan kepada pihak penerima, si satu pihak dan di pihak lain penerima menyampaikan pula umpan balik kepada pihak pengirim.

Pesan (messages) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis dan sebagainya. Pesan dapat juga berbentuk tertulis, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau peragaan.

Umpan balik (feedback) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi dan sebagainya. Dan bentuk-bentuk umpan balik dapat dibedakan menjadi :

1.      External feedback

Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2.      Internal feedback

Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendiri.

3.      Direct feedback dan immediate feedback

Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badan.

4.      Indirect feedback atau delaiged feedback

Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dan lain-lain. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5.      Inferential feedback

Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan denganpesan yang disampaikan.

6.      Zero feedback

Hal ini berarti komunikasi yang di sampaikan komunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan uman balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

 

7.      Neutral feedback

Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

 

8.      Positive feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator pada komunikan mendapat tanggapan positif.

9.      Negative feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator mendapat tantangan dari komunikan.

Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

        Didalam suatu pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.

1.      Masalah Dalam Mengembangkan Pesan

          Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.

2.      Masalah dalam Menyampaikan Pesan

        Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.

3.      Masalah Dalam Menerima Pesan

Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.

4.      Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

        Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.  Sebagai contoh sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda latar belakang budayanya.

Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Konflik dapat berupa perselisihan (disagreement), adanya ketegangan (the presence of tension), atau munculnya kesulitan-kesulitan lain di antara dua pihak atau lebih. Konflik sering menimbulkan sikap oposisi antara kedua belah pihak, sampai kepada tahap di mana pihak-pihak yang terlibat memandang satu sama lain sebagai penghalang dan pengganggu tercapainya kebutuhan dan tujuan masingmasing.

Subtantive conflicts merupakan perselisihan yang berkaitan dengan tujuan kelompok, pengalokasian sumber daya dalam suatu organisasi, distribusi kebijaksanaan dan prosedur, dan pembagian jabatan pekerjaan.

Emotional conflicts terjadi akibat adanya perasaan marah, tidak percaya, tidak simpatik, takut dan penolakan, serta adanya pertentangan antar pribadi (personality clashes).

Konflik organisasi ( organizational conflict ) Adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota atau kelompok – kelompok organisasi, biasanya timbul karena adanya kenyataan berbeda bagi mereka tentang pembagian sumberdaya yang terbatas, status, tujuan, nilai atau persepsi dan kegiatan – kegiatan.

Konflik biasanya timbul karena tiga masalah yaitu:

masalah komunikasi .

hubungan pribadi .

struktur organisasi.

Suatu konflik muncul dalam sebuah organisasi, penyebabnya selalu diidentifikasikan sebagai komunikasi yang kurang baik. Disinilah manajer dituntut untuk memenuhi sisi lain dari ketrampilan interpersonalnya, yaitu kemampuan untuk menangani dan menyelesaikan konflik.

Cara atau Taktik Mengatasi Konflik

Mengatasi dan menyelesaikan suatu konflik bukanlah suatu yang sederhana. Cepat-tidaknya suatu konflik dapat diatasi tergantung pada kesediaan dan keterbukaan pihak-pihak yang bersengketa untuk menyelesaikan konflik, berat ringannya bobot atau tingkat konflik tersebut serta kemampuan campur tangan (intervensi) pihak ketiga yang turut berusaha mengatasi konflik yang muncul.

Diatasi oleh pihak-pihak yang bersengketa:

Rujuk: Merupakan suatu usaha pendekatan dan hasrat untuk kerja-sama dan menjalani hubungan yang lebih baik, demi kepentingan bersama.

Persuasi: Usaha mengubah po-sisi pihak lain, dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul, dengan bukti faktual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita menguntungkan dan konsisten dengan norma dan standar keadilan yang berlaku.

Tawar-menawar: Suatu penyelesaian yang dapat diterima kedua pihak, dengan saling mempertukarkan konsesi yang dapat diterima. Dalam cara ini dapat digunakan komunikasi tidak langsung, tanpa mengemukakan janji secara eksplisit.

Pemecahan masalah terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan memadukan kebutuhan kedua pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternatif pemecahan secara bersama de¬ngan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.

Penarikan diri: Suatu penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik diri dari hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak perlu berinteraksi dan tidak efektif apabila tugas saling bergantung satu sama lain.

Pemaksaan dan penekanan: Cara ini memaksa dan menekan pihak lain agar menyerah; akan lebih efektif bila salah satu pihak mempunyai wewenang formal atas pihak lain. Apabila tidak terdapat perbedaan wewenang, dapat dipergunakan ancaman atau bentuk-bentuk intimidasi lainnya. Cara ini sering kurang efektif karena salah satu pihak hams mengalah dan menyerah secara terpaksa.

Intervensi (campur tangan) pihak ketiga:

Apabila pihak yang bersengketa tidak bersedia berunding atau usaha kedua pihak menemui jalan buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan dalam penyelesaian konflik.

Arbitrase (arbitration): Pihak ketiga mendengarkan keluhan kedua pihak dan berfungsi sebagai “hakim” yang mencari pemecahan mengikat. Cara ini mungkin tidak menguntungkan kedua pihak secara sama, tetapi dianggap lebih baik daripada terjadi muncul perilaku saling agresi atau tindakan destruktif.

Penengahan (mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk menengahi sengketa. Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta, menjalin komunikasi yang terputus, menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan masalah secara terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan ciri perilaku mediator.

Konsultasi: Tujuannya untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak serta mengembangkan kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak mempunyai wewenang untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la menggunakan berbagai teknik untuk meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah laku kedua pihak terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses penyelesaian masalah yang menjadi pokok sengketa.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengatasi Konflik:

1. Ciptakan sistem dan pelaksanaan komunikasi yang efektif.

2. Cegahlah konflik yang destruktif sebelum terjadi.

3. Tetapkan peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan.

4. Atasan mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.

5. Ciptakanlah iklim dan suasana kerja yang harmonis.

6. Bentuklah team work dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit kerja.

7. Semua pihak hendaknya sadar bahwa semua unit/eselon merupakan mata rantai organisasi yang saling mendukung, jangan ada yang merasa paling hebat.

8. Bina dan kembangkan rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian antar unit/departemen/ eselon.

Sumber referensi :

http://dipisolo.tripod.com/content/silabus/kombis.htm

http://groupof3.blogspot.co.id/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.html

http://leniastuti17.blogspot.co.id/2013/06/58-memperbaiki-komunikasi-antar-pribadi_3348.html

E-learning Gunadarma